今回のテーマ
これまで、業務連絡に個人の無料Gmailアカウントを使っていた方も多いと思います。しかし、「プライベートのメールと仕事のメールが混ざって見づらい」「容量がいっぱいで受信できない」といったお悩みはありませんか？
瑞祥会グループでのGoogle Workspace正式導入にあたり、まずは「仕事専用の入り口」を作ることが、業務効率化の第一歩です。今回は、なぜアカウントを分けるべきなのか、その理由と設定方法を3つのステップで解説します。
❶ 現状の「もったいない」状態を知る
今、皆さんのGmailはこんな状態になっていませんか？
- メールが見つからない： 友人からのメールと、上司からの指示が同じ画面に並んでいる。
- 容量不足の警告： 写真や動画で容量がいっぱいで、大切な業務メールが届かないことがある。
- 宛先の間違い： 仕事のメールを、うっかりプライベートの知人に送りそうになった（あるいは送ってしまった）。
これらは全て、「公私混同」が原因です。公式アカウントに切り替えることで、これらのストレスから解放され、仕事に集中できる環境が整います。
❷ 「Chromeのプロファイル」で公私を分ける
「ログインし直すのが面倒…」という方に朗報です。Google Chromeには「プロファイル」という機能があり、これを使うと「仕事用の画面」と「私用の画面」をワンクリックで切り替えられます。
【設定手順】
- パソコンのGoogle Chromeを開き、右上の丸いアイコン（自分のアイコン）をクリック。
- 一番下の「＋ 追加」をクリック。
- 「ログイン」を選び、今回配布された瑞祥会のアカウント（●●●.●●●@zuishou.net）とパスワードを入力。
- 「データを同期しますか？」と出たら「有効にする」を選択。
これで、デスクトップに「仕事専用のChrome」が出来上がります。これからは仕事をする時、このアイコンをクリックするだけでOKです！
❸ 公式アカウントだけの「特権」を確認する
設定ができたら、新規メール作成画面を開いてみてください。宛先欄に、同じ部署のスタッフの名前を少し入力するだけで、候補が自動で表示されませんか？これが組織アカウントの最大のメリットです。
- アドレス帳不要： 瑞祥会グループ職員のメールアドレスが全員登録済み。
- セキュリティ万全： 組織のセキュリティで守られているため、ウイルスや情報の漏洩を防げます。
- 容量の心配なし： 業務に必要な十分な容量が確保されています。（1人あたり2TB確保されています）
「アカウントは切り替えたけど、そもそもメールが溜まりすぎて整理できない…」 そんな方のために、次回は【受信トレイを「未読ゼロ」にする整理術】をお届けします。「削除」せずにメールを片付ける魔法の機能、「アーカイブ」について解説します。お楽しみに！
