前回の記事で、無事に公式アカウントへログインできましたでしょうか？さて、皆さんの受信トレイ（受信箱）を見てみてください。「未読メールが何百件、何千件と溜まっている」「大事なメールがどこにあるか分からない」……そんな状態になっていませんか？
実は、Gmailには「メールを削除せずに、受信トレイから消す」という非常に便利な機能があります。今回は、受信トレイを常にスッキリ保つための「アーカイブ術」を3つのステップで伝授します。
❶ 受信トレイ＝「作業デスク」と考える
まず、考え方を変えましょう。 受信トレイは、手紙を保管する「引き出し」や「物置」ではありません。今すぐ処理すべき仕事が置かれた「作業デスク」です。デスクの上に、読み終わった回覧板や、終わった案件の書類が山積みになっていたらどうでしょう？ 今やるべき仕事が見つからず、ミスが起きますよね。 Gmailも同じです。「処理が終わったメールは、デスク（受信トレイ）から片付ける」のが鉄則です。
❷ 「削除」と「アーカイブ」の違いを知る
「片付けるといっても、メールを消す（削除する）のは怖い…」 そう思う方も多いはず。そこで使うのが「アーカイブ」機能です。
- 削除（ゴミ箱）： 30日後に完全に消滅します。「もう二度と見ない」チラシなどはこれ。
- アーカイブ（箱のマーク）： 「受信トレイからは消えるが、データは裏の倉庫（すべてのメール）に残る」機能です。
アーカイブしたメールは、画面からは消えますが、検索すれば一発で出てきます。つまり、「とりあえず机の上を片付けて、倉庫にしまっておく」ボタンなのです。これなら安心ですよね？
❸ 毎日のルーティン「読んだら即アーカイブ」
明日から、以下のルールを実践してみてください。
- メールを開く。
- 内容を確認し、返信や対応が必要なら行う。
- 対応が終わったら、すぐに「アーカイブ」ボタンを押す。
- 受信トレイからメールが消え、次のメールが表示される。
これを繰り返すと、受信トレイに残るのは「まだ対応していないメール（未処理の仕事）」だけになります。 「受信トレイが空っぽ」の状態（インボックス・ゼロ）を目指すと、仕事の漏れが驚くほどなくなります！瑞祥会のGoogle Workspaceアカウントは容量がたっぷりあります。迷ったら「削除」ではなく、とりあえず全部「アーカイブ」でOKです！
「アーカイブしたらメールが消えた！ 後から見直したい時はどうすればいいの？」 「重要なメールだけは、すぐ分かるように色を付けたい！」そんな声にお応えして、次回は【ラベルとフィルタで「自動仕分け」】をお届けします。 手動で整理しなくても、Gmailが勝手にメールを仕分けてくれる便利な設定です。お楽しみに！
