今回のテーマ
今回は、いざメールを送る段階での「宛先」のお話です。
「ただ返信するだけでしょ？」と思いきや、実はここで一番多くのトラブルが起きています。 「関係ない人にまで送ってしまった」「Bccに入れるべき人をCcに入れてアドレスが漏れてしまった」……そんなミスを防ぐため、3つの基本ステップを確認しましょう。
❶ 「返信」と「全員に返信」の致命的な違い
メールの返信ボタンを押すとき、意識していますか？ Gmailには、矢印のマークが2種類あります。
- ↩️ 返信（左向き矢印）： メールをくれた「送信者1人だけ」に返します。個人的な質問や、他の人に知られたくない内容の時は必ずこちら！
- ↩️↩️ 全員に返信（二重矢印）： 元のメールに含まれていた「全員（Ccの人含む）」に返します。プロジェクトの進捗報告や、日程調整など「全員で情報を共有したい時」に使います。
❷ 「転送」するときの気遣い（履歴の削除）
「このメール、あの人にも見せたいな」という時に使うのが「転送」です。 ここで一つ、「大人のマナー」を覚えましょう。転送ボタンを押すと、メールの本文の下に「元のメールのやり取り（履歴）」がずらっと引用されますよね？ そのまま送ると、転送先の人に「過去の生々しいやり取り」や「本来見せてはいけない他人のアドレス」まで見えてしまうことがあります。
転送する前に、本文の下の方をスクロールして確認し、「見せなくていい部分（過去の履歴や署名）」は、BackSpaceキーで消してから送信しましょう。
❸ 意外と知らない「Cc」と「Bcc」の使い分け
最後に、宛先欄にある「Cc」と「Bcc」を理解しておきましょう。
- To：「あなたに送ります。」という基本。
- Cc：「参考までに見ておいてね（返信は不要です）」という共有。※他の受信者には、Ccに入れた人の名前は見えます
- Bcc：「こっそり送ります」。※他の受信者には、Bccに入れた人の名前は見えません
外部の方や、互いに面識のない利用者様・ご家族に一斉送信する場合は、必ず「Bcc」を使います。間違えてCcに入れてしまうと、全員のアドレスが丸見えになり、個人情報漏洩になりますので注意が必要です。
「宛先の使い分けは分かったけど、毎回『お疲れ様です。〇〇施設の〇〇です。』って打つの、面倒くさくない？」その通りです！ その時間、積み重なると大きなロスです。 次回は、よく使う文章を1秒で呼び出す魔法の機能、【テンプレート（定型文）で爆速メール作成】をお届けします。お楽しみに！
