前回は、ァイルを「ドラッグ＆ドロップ」で送る方法（添付）をお伝えしました。しかし、この方法には弱点があります。 「あ！さっき送ったシフト表、日付が間違ってた！」 そんな時、パソコンでファイルを直しても、相手に送ってしまったファイルは直りません。 結局、「訂正版です」「再訂正版です」…と何度も送り直すことになってしまいます。最終的に、どれがいったい最新版なんだろう？？？こんな状況を経験したことはありませんか？
今回は、そんな悩みを解消する「共有（きょうゆう）」という方法をご紹介します。
「コピー」と「原本」の違い
まず、前回の「添付」と、今回の「共有」。何が違うのかをイメージしてみましょう。
前回の「添付」（ファイルを送る）
・イメージ： 書類をコピーして、みんなに配る。
・特徴： 配布後、手元の書類を修正しても、みんなが持っている紙は変わりません。
・向いているもの： 「完成品」（写真、請求書、もう変更しないPDFなど）
今回の「共有」（Googleドライブ）
イメージ： テーブルに、1冊のノート（原本）を置く。
特徴： みんなで同じ1冊を見ます。あなたがノートに追記すれば、みんなが見ているノートもその瞬間に変わります。
向いているもの： 「作成途中や、変更する可能性があるもの」（シフト表、面会予定表、名簿など）
Google Workspaceでは、この「共有」がとても簡単にできます。
やってみよう！「共有」の送り方
操作は前回と似ていますが、選ぶボタンが少し違います。
❶ 「＋」ボタンから「ドライブ」を選ぶ
メッセージ入力欄の左にある「＋」ボタンを押し、今度は「ファイルをアップロード」ではなく、「ドライブ（三角形のGoogleドライブのアイコン）」を選びます。
❷ ファイルを選ぶ
自分のGoogleドライブに入っているファイル（スプレッドシートやドキュメントなど）を選んで、「挿入」を押します。
❸ 送信ボタンを押す（ここが重要！）
紙飛行機マーク（送信）を押すと、画面に「このファイルを共有しますか？」というメッセージが出ることがあります。 これは、チャットが「この部屋にいるみんなに、このノートを見る鍵を渡してもいい？」と聞いてくれているのです。
- 「閲覧（見るだけ）」
- 「編集（書き込める）」
どちらか選んで、「送信」を押せば完了です！
「共有」だと、こんなに便利！
これで、チャットには「ファイルの入り口（リンク）」だけが送られました。もしあなたが後から「あ、間違えた！」と思ってファイルを修正しても、送り直す必要はありません。 スタッフがそのリンクをクリックして見に来る時には、もう修正された新しい内容が表示されているからです。
- シフト作成者： 「変更があったら書き換えるだけでOK。再配布しなくていい！」
- 見るスタッフ： 「常に最新の状態が見られる。どれが最新版か迷わなくていい！」
お互いにとって、とても楽になりますね。
「ファイルも会話も増えてきて、大事な情報が埋もれちゃう…」 そんな時に役立つのが「検索」機能です。 次回は、膨大な会話の中から、欲しい情報を一瞬で見つけ出す方法をご紹介します。
