メール送信ボタンを押した直後に、こんな経験はありませんか？ 「あ！ 添付ファイルを忘れた！」 「様をつけるのを忘れた！」 「Bccにするはずが、Ccで送ってしまった…」
覆水盆に返らず……と言いますが、Gmailなら「覆水」を30秒間だけお盆に戻せます。 今回は、ミスを帳消しにする「送信取り消し」と、相手の時間を奪わない「予約送信」の2つをマスターしましょう。
❶ 「送信取り消し」時間を30秒に延ばす
Gmailは初期設定だと、送信ボタンを押してから「取り消し」ができる時間はたったの5秒です。 「あ！」と思った時にはもう手遅れ……という悲劇を防ぐため、この時間を最大まで延ばしましょう。
設定してみましょう！
① パソコンのGmail右上の「歯車アイコン（設定）」をクリックし、「すべての設定を表示」を押します。
②「全般」タブの上の方に、「送信取り消し」という項目があります。
③「取り消せる時間」を、5秒から「30秒」に変更します。
④ 画面一番下の「変更を保存」を忘れずにクリック。
これで、送信ボタンを押しても30秒間は画面の左下に「取り消し」ボタンが出続けます。
もしミスに気づいたら、落ち着いてそのボタンを押せば、メールは送信されず、作成画面に戻ってきます。この30秒が、あなたの信用を守ります。
❷ 夜中のメールは「予約送信」で朝に届ける
「夜勤中に事務連絡を思いついたけど、こんな時間に送ったら迷惑かな…」
「忘れないうちに書いておきたいけど、送信は明日の朝にしたい」
そんな時は、「予約送信」を使いましょう。 相手の勤務時間に合わせてメールを届けるのは、瑞祥会グループで働く上での大切なマナーです。（※Googleチャットは相手の勤務時間に合わせる必要はありません）
使い方は簡単
① メールを作成したら、「送信」ボタンを押さずに、その右にある「▼（下矢印）」をクリックします。
②「送信日時を設定」を選びます。
③「明日の午前8:00」などを選ぶか、「日付と時刻を選択」で好きな時間を指定します。
これで、あなたは夜中にメールを書いて寝てしまっても、Gmailが翌朝の始業時間に涼しい顔で送信してくれます。
❸ 送信前の「確認」も忘れずに
便利な機能を紹介しましたが、最後に頼れるのはやはり自分の目です。
瑞祥会では、外部へのメール送信時に以下の「3つの指差し確認」を推奨しています。
① 宛先よし！（同姓同名のスタッフじゃない？ CcとBccは逆じゃない？）
② 添付よし！（「添付します」と書いてあるのにファイルがない、なんてことない？）
③ 敬称よし！（「様」や「先生」が抜けてない？）
この確認をして、それでもミスした時のための「30秒取り消し」です。二段構えで鉄壁の守りを固めましょう！
「メールのやり取りで日程が決まったけど、カレンダーに入力するのが面倒…」
「長くなりそうな相談メール、チャットでやった方が早くない？」
連載も次回でラスト！ 最後は【連携の力！ カレンダー・Chatで仕事を完結させる】をお届けします。 Gmailを飛び出して、Google Workspace全体の力を引き出す連携技とは？
