いよいよ今回が最終回です。ここまで読んで実践してくださった方、本当にありがとうございます。最後にお伝えしたいのは、「Gmailは単なるメールソフトではない」ということです。 Gmailは、瑞祥会グループで導入したGoogle Workspaceの「司令塔」です。ここからカレンダーに予定を入れたり、チャットで会話を始めたり、すべての仕事がつながっています。
今回は、その連携技を3つのステップでご紹介し、連載の締めくくりとさせていただきます。
❶ メールから「1秒」でGoogleカレンダー登録
「来週の会議の日程が決まったメール」を受け取った時、これまではどうしていましたか？メール画面とカレンダー画面を行ったり来たりして、日時や場所をコピペしていませんでしたか？ その作業、もう不要です。
手順
① パソコンで、日程が書かれたメールを開きます。
② 画面右側のサイドパネルにある「Googleカレンダー」アイコンをクリックします。
③ メールの内容を見ながら、Googleカレンダーの空いている時間をクリック！
④ タイトルや詳細が自動で入力されるので、「保存」を押すだけ。
これだけで、メールの件名や本文がそのまま予定として登録されます。「場所どこだっけ？」と後でメールを探す必要もありません。予定をクリックすれば、元のメールが一発で開くからです。
❷ 長いメールラリーは「Googleチャット」へ誘導する
「お疲れ様です。〇〇の件ですが…」
「返信ありがとうございます。その件は…」
「了解です。では次は…」
瑞祥会グループの職員同士で、こんな「短文のメール往復」が続いていませんか？ メールは丁寧ですが、スピード感に欠けますし、受信トレイが埋め尽くされてしまいます。
Gmailの画面左側（または下部）には、すでに「Googleチャット」の入り口があります。 そこをクリックして相手の名前を検索すれば、LINEのような感覚でサクサク会話が進みます。
- メール： 外部への連絡、しっかりした報告
- Chat： 相談、確認、急ぎの連絡
この使い分けができると、瑞祥会グループ全体の事務処理スピードが劇的に上がります！
❸ 右上の「9つの点」がすべての入り口
最後に、画面の右上にある「9つの点（アプリランチャー）」を見てください。ここをクリックすると、Gmailだけでなく、Googleドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、Keep（メモ）など、すべての道具が詰まっています。これらは全て、今回設定した「瑞祥会グループのGoogleWorkspaceアカウント（zuishou.net）」で繋がっています。
・Gmailで受け取った資料をGoogleドライブに保存する。
・Googleチャットで話し合った内容をGoogleドキュメントにまとめる。
・Googleカレンダーの予定にGoogleスプレッドシートを添付する。
これらがパズルのように組み合わさった時、皆さんの業務は「事務作業」から「本来のケアや創造的な仕事」へとシフトしていきます。
